Voorziening Vroegtijdig Aanmelden (VVA)

Medio januari is op initiatief van de NVS-NVL een overleg georganiseerd met verschillende partijen die betrokken zijn bij de Voorziening Vroegtijdig Aanmelden (VVA). Het ministerie, de raden en kennisnet werden vertegenwoordigd en er waren onder meer schoolleiders, doorstroomcoördinatoren en decanen aanwezig.

Uit gesprekken met decanen en schoolleiders bleek dat zij nog niet voldoende op de hoogte waren van de VVA en met veel vragen zaten. Dit vormde de aanleiding voor het overleg. In dit artikel zijn de belangrijkste achtergronden en praktische taken voor decanen onder elkaar gezet.

 

Wat is VVA?


Vanaf dit schooljaar is iedere vmbo-, pro-, mavo-, vso- en vavo-school verplicht de Voorziening Vroegtijdig Aanmelden mbo (VVA) te gebruiken. De voorziening is onderdeel van de Wet Vroegtijdige aanmelddatum en toelatingsrecht tot het mbo en zorgt voor een veilige uitwisseling van de aanmeldinformatie van potentiële mbo-leerlingen.

Vmbo- , pro-, mavo-, vso- en vavo-scholen kunnen met VVA veilig en digitaal aanmeldinformatie van potentiële mbo-leerlingen uitwisselen. Hiermee kan mogelijke schooluitval in kaart worden gebracht. Zo voldoen scholen aan de wet ‘Vroegtijdige aanmelddatum en toelatingsrecht tot het mbo’.

De voorziening is gekoppeld aan het Leerling Administratie Systeem (LAS) van de scholen en doet zijn werk op de achtergrond. Kennisnet heeft schoolbesturen benaderd met het verzoek om de overeenkomsten voor het gebruik van het vo-koppelpunt VVA en het Onderwijs Service Register (OSR)  te ondertekenen. De overeenkomsten gelden voor alle scholen die onder het bestuur vallen en die deze diensten afnemen bij Kennisnet. Het is niet nodig om de overeenkomst per school (vestiging) te ondertekenen. Daarnaast hebben een aantal leveranciers van de verschillende leerling administratiesystemen (LAS) handleidingen en instructies verzonden aan de leerlingenadministraties en/of de applicatiebeheerders van jouw school.

Wat moet er gebeuren in het LAS? Wat kun jij doen als decaan?

Voor 1 februari moet de school in het LAS aangeven welke leerlingen potentiële mbo-studenten zijn. Hoe dat moet staat in de documentatie van het LAS. Om de VVA in het LAS te kunnen gebruiken moet er op bestuursniveau een VVA- en een OSR-overeenkomst ondertekend zijn en moet de OSR-beheerder in het OSR een mandaat  hebben gegeven voor de dienst VVA. Vervolgens moet de school bij de meeste systemen de VVA activeren in het leerlingadministratiesysteem. 

Decanen hebben niet de bevoegdheid voor het ondertekenen van de OSR-overeenkomst en om het mandaat te geven voor een koppeling tussen het leerlingadministratiesysteem (LAS) van de school en de dienst VVA. Informeer daarom bij jouw school bij de betreffende functionarissen (bestuurder, schoolleider, applicatiebeheerder, leerling administrateur en/of de beheerder van ‘Mijn DUO’) of bovenstaande is afgehandeld.

Veelgestelde vragen

Hoe blijven decanen, begeleiders en mentoren (de verantwoordelijke functionarissen voor de (warme) overdracht) op de hoogte?

De status informatie wordt inzichtelijk gemaakt in het leerlingadministratiesysteem (LAS) van de school. Hoe decanen, mentoren en begeleiders toegang tot deze informatie krijgen kan per school verschillen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van het LAS.

Wat doen we met leerlingen waarvan we nu al weten dat ze bijvoorbeeld gaan zakken of verhuizen?

Zakken: Indien een leerling lijkt te gaan zakken en er is reeds (vóór 1 februari voor alle eindexamen leerlingen) een mbo-ganger bericht verstuurd, dan kan de school status update van het mbo-ganger bericht versturen. De status is in dat geval ‘false’ als deze leerling in een eerder bericht is aangemeld als potentiële mbo-ganger, maar dat nu niet meer is.

Verhuizen: Indien een leerling verhuist hoeft de school geen status update van het mbo-ganger bericht te versturen. Een verhuizing wordt door de woongemeenten onderling gesignaleerd en geregeld.

Wat is het belang voor de leerlingen?

Dat ze tijdig LOB-begeleiding krijgen wanneer uit de statusoverzichten bij de scholen en gemeenten blijkt dat ze mogelijk risico lopen om uit te vallen, voor zover dat al in beeld was. 

 De deadline van 1 februari voor het versturen van mbo-ganger berichten is inmiddels verstreken. Kan ik nog mijn potentiele mbo-gangers doorgeven? 

De school dient alsnog zo spoedig mogelijk de potentiele mbo-gangers door te geven in het LAS, ookal is de deadline verstreken. Let op! Doe dit zo spoedig mogelijk zodat de berichten mee gaan richting de gemeenten.Voor dit jaar is de periode voor het versturen van Mbo-gangerberichten uitgebreid.   

Tot wanneer kan de leerling zich aanmelden bij het mbo?

Leerlingen die komend schooljaar willen starten met een beroepsopleiding in het mbo, kunnen zich dit jaar tot uiterlijk 1 mei aanmelden bij een roc. Normaal is de uiterste aanmelddatum 1 april, maar vanwege de coronasituatie is dit met een maand opgeschoven. Vo-leerlingen hebben hierdoor langer de tijd om zich te oriënteren op een vervolgopleiding in het mbo.

Is de VVA een vervanger van andere monitoring systemen, zoals Integrip?
Nee, VVA is geen vervanger van andere monitoring systemen. Er bestaan verschillende regionale informatiesystemen, waarin ook gegevens over de aanmeldingen in het mbo worden uitgewisseld. Voor wat betreft de uitwisseling van de gegevens over de aanmeldingen in het mbo zoals verplicht gesteld in de wet “aanmelddatum en toelatingsrecht mbo” overlapt de VVA met de bestaande regionale informatiesystemen. De verschillen met de regionale informatiesystemen betreffen de landelijke dekking van de VVA, en de geautomatiseerde koppelingen tussen de VVA en de administratiesystemen van de vo-scholen, mbo-instellingen en gemeenten. De bestaande regionale informatiesystemen hebben ook andere functies dan de uitwisseling van gegevens over de aanmelding.

Wat is het nog het nut en de noodzaak van het Digitaal Doorstroomdossier?

Het Digitaal Doorstroomdossier (DDD) heeft niets met VVA te maken. VVA is dan ook geen vervanger van het DDD.

In principe is de VVA een taak voor bijvoorbeeld een leerlingadministratie. Wat moet en kan een decaan hiermee?

De rol van de decaan verandert niet door de VVA. Het overzicht wat hier ontstaat in het LeerlingAdministratieSysteem (LAS) van de school kan als extra informatie worden gebruikt door de decaan. De decaan kan per leerling een overzicht krijgen waar de leerling in het aanmeldproces zit. De decaan dient dan wel toegang te hebben tot het LAS, of van iemand deze overzichten te krijgen. Over het algemeen hebben decanen geen toegang tot het LAS.

 

 

Contactgegevens

Heb jij ook vragen, zorgen? Zie jij knelpunten? Geef ze door aan Sandra Mors, beleidsmedewerker LOB via S.mors@nvs-nvl.nl. Wij brengen deze vragen dan in bij ons volgende overleg en koppelen de antwoorden terug in een artikel met veelgestelde vragen.

Zijn er vragen bij jouw school over het inlogproces voor OSR? Dan kan de ‘DUO-beheerder’ contact opnemen met DUO via securityservicedesk@duo.nl.  Is er nog geen overeenkomst met Kennisnet voor VVA en het OSR, of zijn er vragen over (de werking van) het OSR zelf dan kan het bestuur contact opnemen met Kennisnet via support@kennisnet.nl of telefoonnummer 0800-3212233.

Meer info: https://www.kennisnet.nl/voorziening-vroegtijdig-aanmelden-mbo/