Wat moeten decanen weten over de VVA?

In betrekkelijke stilte maakt het aanmeldproces van het vo naar het mbo en de monitoring van de overstap een ingrijpende verandering door. In dit artikel in een notendop waar dat op neerkomt.

Het aanmelden voor een mbo-opleiding is voortaan centraal geregeld. Leerlingen melden zich voor een mbo-opleiding aan via hun DigiD op een hiervoor ontwikkelde app. Via dezelfde app kunnen zij hun aanmelding volgen, wijzigen of verwijderen. Dit heet het Centraal Aanmelden (CA). Op deze manier zijn leerlingen die zich voor 1 april (dit jaar 1 mei) aanmelden, verzekerd van een plekje op een onderwijsinstelling.

Voor de monitoring van de overstap zijn koppelpunten (gemeente, vo en mbo) ingericht die met elkaar communiceren, de zogenaamde Voorziening Vroegtijdig Aanmelden (VVA). De landelijke monitoring is een logisch gevolg van de Wet vroegtijdig aanmelden en toelatingsrecht tot het mbo, waarmee de status van de aanmelding een juridische grondslag krijgt.

Per september 2020 is het voor het voortgezet onderwijs (vmbo, pro, vso en vavo) verplicht om potentiële mbo-gangers berichten via de VVA (koppelpunt vo) te versturen in het Leerling Administratie Systeem (LAS) van de school. Het koppelpunt voor het voortgezet onderwijs (vmbo, pro, vso en vavo) is per september 2020 operationeel geworden en elke school heeft de oproep ontvangen om deze voor 1 februari gekoppeld te hebben aan het Leerling Administratie Systeem (LAS), zodat de gegevensuitwisseling tot stand komt. 

De mbo-instellingen zijn verplicht om de aanmelding van leerlingen door te geven aan de gemeenten en het voortgezet onderwijs. Zo maakt de VVA het mogelijk om in het LAS de voortgang van het aanmeldproces te monitoren. 

Maar, wat betekent dit voor de decanen in de uitvoering van hun werk?

Vragen

De NVS-NVL organiseerde onlangs hierover een overleg met daarin betrokken partners, zoals de vo-raad, MBO Raad, OCW, Kennisnet en een aantal decanen, schoolleiders en vsv-coördinatoren. Als decaan, vsv-coördinator en kringvoorzitter, mocht ik hierin participeren. Tijdens het gesprek constateerden we onder andere het volgende:

• Er waren op dat moment nog weinig v(s)o-scholen die hun LAS hadden ingericht op het koppelpunt vo.

• In principe is de VVA een administratieve voorziening die eerder een taak is voor bijvoorbeeld een leerlingadministratie. Wat moet en kan een decaan ermee?

• Gaat dit een vervanger worden voor monitoring systemen zoals Intergrip? Wat betekent dit voor de begeleiding van de leerling als deze alleen nog beperkt gemonitord kan worden in het LAS?

• Wat is nog het nut en noodzaak van een Digitaal Doorstroomdossier? Hoe borgen we de overdracht van kwetsbare leerling wanneer deze geen of beperkte plek krijgt in een aanmeldproces?

• Het koppelpunt voorziet niet in eenregionale sturing op vsv.

• Wat te doen met havo-leerlingen, zakkers en tussentijdse uitstromers die niet gemonitord worden in het systeem?

Dubbel werk?

Voor decanen is het heel fijn om via één systeem, bijvoorbeeld Intergrip, de opleidingskeuze van de leerling en de status daarvan te kunnen volgen. Hiermee is zichtbaar welke leerlingen zich nog moeten aanmelden voor 1 april. 

Het aansturen van mentoren, ouders en uiteraard de leerling zelf is daarbij belangrijk. Decanen krijgen het gevoel dat er met de VVA een dubbel monitoringsysteem ontstaat. Voor het mbo is deze wet leidend en zij zal zich minder met Intergrip bezig houden, terwijl het vo met deze voorziening niet meer de hele groep overstappers in beeld heeft zoals zij gewend waren. Bijvoorbeeld een havo leerling die zich aan gaat melden op het mbo, wordt door de decaan handmatig toegevoegd in Intergrip, maar wordt niet gemonitord in de VVA. Krijgen de vo-scholen een melding over leerlingen die zich nog niet hebben aangemeld? Kan het vo zien voor welke opleiding en welk niveau de leerling is aangemeld? Veroorzaakt de VVA dubbel werk, lijkt het overzicht te verdwijnen? 

Op de agenda

Als vsv-coördinator zie ik deze vragen ook in onze regio. Diverse mbo’s onderzoeken hoe zij hun aanmeldproces inrichten op het CA en de VVA en zijn zoekende hoe het doorstroomdossier daarin een plek gaat krijgen (of niet?) en hoe de warme overdracht van kwetsbare overstappers plaatsvindt. Hoewel dit ondersteunende processen zijn van de aanmelding en toelating, valt het mij op dat er nog weinig afstemming plaatsvindt tussen vo en mbo en partijen onvoldoende noodzaak lijken te voelen om hierin samen op te trekken. Daarnaast is het belang van eenduidige regionale afstemming op de monitoring van vsv essentieel om zicht te houden op vsv en de overstap van kwetsbare overstappers. Deze twee constateringen moeten een aanmoediging zijn om met elkaar in gesprek te gaan hoe zo optimaal mogelijk gebruik kan worden gemaakt van beide tools. Ik wil met dit artikel decanen en decanenkringen oproepen dit punt hoog op de agenda te zetten om te komen tot regionale afstemming tussen het vo en het mbo, met een duidelijke agenda op vsv, de waarborg van de warme overdracht van kwetsbare overstappers en een visie op een overdrachtsdossier in de vorm van een DDD of bijvoorbeeld een loopbaandossier. Hoe mooi is het als we door gezamenlijk op te trekken iedere leerling kunnen begeleiden naar de juiste plek?

Simone Slagboom

Simone Slagboom is al jarenlang decaan van een vmbo-school in Eindhoven. Daarnaast is zij kringvoorzitter van de vmbo-decanen in de regio Eindhoven en sinds twee jaar werkzaam als doorstroomcoördinator vsv, waarbij zij alle vo-leerlingen monitort in de overstap naar het mbo. In de regio Eindhoven is zij betrokken bij Naardejuisteplek.nl, een website die als vindplaats fungeert om alle partijen die betrokken zijn bij de overstap van een jongere, aan elkaar te verbinden. 

Simone is lid van de ledenraad van de NVS-NVL en daarnaast verzorgt ze af en toe trainingen en workshops

Relatie met LOB?

‘Waar kan ik vinden hoe het met mijn aanmelding staat?’ Elke decaan zal deze vraag met enige regelmaat krijgen. Leerlingen vergeten soms op hun e-mail te kijken of ze al een bericht hebben gekregen van het mbo. Met de app kunnen ze straks eenvoudig hun aanmelding doen, volgen of ook weer verwijderen. Toch hoop ik dat leerlingen net zo vaak mijn kantoor blijven binnenlopen met deze vraag. Het is altijd een aanknopingspunt om over hun keuze te praten. Hoe zeker ben je van je keuze? Hoe heb je je georiënteerd? Dicht op het aanmeldproces zitten van de leerling zie ik als een belangrijk onderdeel van het LOB-proces. Ik ben dan ook benieuwd hoe decanen de huidige ontwikkelingen zien in relatie tot LOB. Reageren kan via een bericht naar de redactie.

Meer informatie over de VVA, zie: support.kennisnet.org/display/FAQ/VVA en nvs-nvl.nl/publicaties/nieuws/voorziening-vroegtijdig-aanmelden-vva