Good practice: het doorstroomdossier

Het digitaal doorstroomdossier (DDD) is een goed instrument voor een warme overdracht naar de vervolgopleiding. Als deze goed wordt ingezet tenminste. Wat moet er in een DDD komen te staan? En wie heeft hier de eindverantwoordelijkheid over? Decaan en redactielid Yvonne Mulders wisselde hierover van gedachten met zorgcoördinator en redactielid Marjolein van Breda-Souman.

Ha Marjolein,

In het eindexamenjaar van het vmbo heeft een leerling wat stappen te ondernemen richting het vervolgonderwijs. En dan bedoel ik met name het mbo. De eerste stap is het aanmelden bij een mbo- opleiding. Dit gebeurt digitaal via de site van de mbo-instelling. De volgende stap is dat de leerling een melding krijgt dat er een digitaal doorstroomdossier

(DDD) ingevuld moet worden. Veel scholen werken met Intergrip en het is voor decanen en mentoren een fijn instrument om te monitoren wat de status is van de aangemelde leerling. De school ziet precies in welke fase de leerling zit: aanmelding, intake, DDD, onderwijsovereenkomst (OOK), definitieve plaatsing. Vooral bij het onderdeel DDD wil ik even stilstaan. Voor veel leerlingen, die geen zorg nodig hebben, is het invullen gemakkelijk en kan het document ingevuld doorgestuurd worden naar het mbo. Echter, er zijn ook leerlingen die zorg nodig hebben. Wat kan en moet in het DDD?

Het DDD bestaat uit 2 delen: een deel dat de leer- ling zelf invult. Dat wordt deel A genoemd en gaat om persoonlijke gegevens, voor welke opleiding de leerling zich heeft aangemeld, wat de leerling aan stages heeft ondernomen, waar de leerling goed in is, of er een loopbaandossier is etc. En als er een loopbaandossier is, kan dat geüpload worden (dit kan vanaf dit schooljaar met ieder opgebouwd en afgerond loopbaandossier). Verder wordt er gevraagd of het mbo rekening moet houden met het gebruik van medicatie of dat er andere zorg is die de leerling nodig heeft. En vooral over dit laatste punt wil ik het even hebben.

‘Moeten we die verantwoordelijkheid wel bij de leerling leggen?’

In het deel B van het DDD, dat door de mentor inge-vuld moet worden, staat de vraag of het wenselijk is dat het mbo contact opneemt met het vo als er sprake is van bijvoorbeeld zorg of andere zaken die belangrijk zijn. Hier kan de mentor ook nog een toelichting geven over waarom het contact wel- licht noodzakelijk is. Het zou toch fijn zijn als het verstrekken van informatie over een zorgleerling in de warme overdracht goed gebeurt. De praktijk zegt iets anders. Het mbo neemt niet altijd contact op als dit wel aangegeven is. Andersom werkt het ook niet altijd goed. De mentor vult niet altijd in dat contact eigenlijk nodig is, terwijl dat wel zou moeten.

Als het DDD ingevuld is door de mentor, komt het document weer terug bij de leerling. Deze kan de antwoorden van de mentor inzien en aangeven of hij/zij het ermee eens is. De leerling heeft een ver- antwoordelijkheid om te checken of de informatie juist is. Maar moeten we die verantwoordelijkheid wel bij de leerling leggen? Is de leerling gewoon al niet blij dat er een plaatsing is bij het mbo voor de aangemelde opleiding? Haalt het mbo voldoende informatie uit deel 1 van het DDD over de te bieden zorg? Moet het DDD inhoudelijk niet volledig op de schop? Het is al jaren hetzelfde. Wat verwachten het vo en mbo van elkaar in dezen?

Hoe kijk jij hier naar Marjolein? Wat vind jij?

Ha Yvonne,

Ik heb je stukje gelezen en wat een boel vragen. Mijn eerste reactie is ja, het loopbaandossier zou bij de intake meegenomen moeten worden. Niet alleen voor zorgleerlingen maar voor alle leerlingen is dit een mooi document om mee verder te gaan of aan te passen daar waar nodig. Als ik naar de loopbaanbegeleiding op onze vmbo-locatie kijk, zie ik dat het LOB-dossier ook niet altijd keurig wordt bijgehouden door de mentoren. Opvallend is dat de leerlingen in de onderbouw hierin nog wel geïnteresseerd zijn, maar de motivatie om met LOB bezig te zijn is bij leerlingen uit klas 3 en 4 minimaal. Ook de DDD’s worden summier ingevuld en de leerling geeft zelf niet snel aan dat hij of zij extra ondersteuning nodig heeft.

Dit heeft vaak te maken met de leeftijd van de leerling. Het is mooi als je als 15-jarige weet wat je wilt en hoe je dat denkt te bereiken, maar de meeste leerlingen van die leeftijd weten dat nog niet en zijn daar niet bewust mee bezig. Door de verantwoordelijkheid bij de leerling neer te leggen dwing je de leerling min of meer om na te denken over zijn toekomst en dat wordt lastig als je daar nog niet mee bezig bent.

De meeste leerlingen van het vmbo zijn inderdaad al snel blij met een plaatsing op het mbo en zien het belang van het loopbaandossier niet in. De zorgleerlingen daarentegen wel. Zij kampen vaak met sociaal-emotionele problemen waardoor goede begeleiding noodzakelijk is. Het mbo geeft aan te weinig effort te steken in een warme overdracht voor deze leerlingen waardoor de problemen pas laat in beeld komen met de nodige consequenties.

Wat belangrijker zou moeten zijn in het DDD en het loopbaandossier is de ontwikkeling van de sociaal- emotionele competenties. Waar ben je goed in, wat vind je lastig? Door hierop te reflecteren kan de leerling samen met de loopbaanbegeleider (van het vmbo en het mbo) tot goede keuzes komen voor de toekomst.

Bij navraag onder de mentoren hoe het komt dat er summier aandacht is voor het loopbaandossier krijg ik te horen dat ze zelden of nooit enige reactie ontvangen van het mbo. Er wordt van het vmbo verwacht dat zij alle formulieren die nodig zijn voor de intake invullen, maar er wordt geen contact opgenomen wanneer dit wel nodig is. Dit werkt niet motiverend voor de mentoren.

Ik denk dat het goed is om samen met het mbo kritisch te kijken naar het DDD en het loopbaandossier. Het heeft veel raakvlakken met ons vorige good practice onderwerp over de doorstroomcoach voor de overstap van vmbo naar mbo. Hier heb ik met ons managementteam over gesproken en zij vonden het een goed idee om er aandacht aan te besteden. Ondertussen zijn de eerste afspraken gemaakt met de zorgcoördinatoren van het mbo en ga ik hiermee aan de gang.

Het is ook een mooie uitdaging om het hele vraag- stuk DDD en LOB weer eens op de kaart te zetten.