Welkom: instromen vanuit een nieuw paradigma

Paradigma2Instromen in het mbo is een ingewikkeld proces. Het gaat over veelal jonge mensen die wij in een belangrijke fase van hun studieloopbaan vragen om een opleiding te kiezen. Alleen: laten we hen kiezen, of maken wij de keuze voor ze? Dit is een relaas over ROC Midden Nederland, dat het instroombeleid radicaal veranderde, ruim vooruitlopend op wetgeving die in augustus in gaat. De onderwijsorganisatie herontdekte voor zichzelf wat het betekent om studenten centraal te stellen. Aan het woord is Vincent de Bijl, directeur Onderwijs & Innovatie bij ROC Midden Nederland.

Zorgen
In het voorjaar van 2015 bereidden wij ons voor op het nieuwe ‘instroomseizoen’. De stemming was somber: uit cijfers bleek dat de interesse voor onze opleidingen groeide, te zien aan een stijgend aantal aanmeldingen, maar dat wij de interesse van studenten niet konden vasthouden. Het aantal aanmeldingen dat wij wisten om te zetten in definitieve inschrijvingen (conversieratio) kwam nauwelijks boven de 50% uit. Er was nog een reden tot zorg: studiesucces van onze studenten daalde. Aanleiding om het gehele instroomproces tegen het licht te houden.

We hebben dat gedaan door vanuit ‘customer journey’-perspectief (wat ‘overkomt’ de student na aanmelding?) onze organisatie in kaart te brengen. Wat als eerste opviel: het duurt vaak ongelofelijk lang voor het instroomproces is afgerond. Ten tweede proberen we voortdurend te beoordelen of de student voldoende bij de opleiding past. Dat laatste is logisch: je wilt studenten behoeden voor een foute keuze, om te voorkomen dat men vroeg of laat uitvalt. Het grote belang dat aan het voorkomen van voortijdig schoolverlaten (VSV) wordt gehecht wakkerde dat aan. Echter, het effect van die sturing was doorgeschoten: met iedere student werd een individueel intakegesprek gevoerd, soms gevolgd door allerlei testen om meer zekerheid te krijgen dat de student zou slagen in de opleiding. Uiteindelijk werd de student dan wel of niet geplaatst. Formeel geen selectie, maar het effect was wel degelijk vergelijkbaar. Veel studenten gaven halverwege de intake al op: het duurde te lang en men voelde weinig vertrouwen. Het is ook wat: net je diploma behaald en dan word je al snel weer de maat genomen. Signalen uit het vo dat sommige scholen inmiddels trainingen hadden ontwikkeld om scholieren te leren hoe zij door het intakegesprek bij het roc konden komen, vormden de spreekwoordelijke druppel: dit moet anders.

Welkom
Deze constatering vormde de start van programma Welkom. Het principe hierachter was even eenvoudig als uitdagend: we zorgen ervoor dat iedere student snel op de juiste opleiding terecht komt. Dat impliceerde nogal wat. We hebben ons gehele intakeproces gestandaardiseerd, het beleid herzien op basis van een nieuwe visie. Dit was nodig om snelheid te kunnen borgen. Centraal vraagstuk: wanneer voel je je als student nu welkom? Dat is niet het geval wanneer je wekenlang niets hoort na aanmelding. Daar zijn stevige normen op gezet, bijvoorbeeld dat de student binnen drie dagen na aanmelding een persoonlijke uitnodiging krijgt. Het betekende ook dat we elke vorm van selectie of gelijkenis daarmee hebben afgeschaft: de student kiest. Vooruitlopend op nieuwe wetgeving die toen in de maak was hebben we vastgesteld: wie aan de toelatingsvoorwaarden voldoet (de wettelijke) is welkom. Om te zorgen dat de student op de juiste opleiding komt, is het begrip ‘intake’ afgeschaft en ‘kennismaken’ geïntroduceerd: de student maakt kennis met de opleiding, medestudenten, docenten en beroepspraktijk, wij met de student. Kennismaking kan op drie manieren: via een individueel kennismakingsgesprek, middels een kennismakingsbijeenkomst of een combinatie van beide. Altijd op het College waar de student wil studeren. Doel is jongeren in staat te stellen een goede keuze te maken die past bij zijn of haar ambities. Altijd geldt: de student maakt de keuze en we vertrouwen het vo dat zij scholieren professioneel begeleiden in hun oriëntatiefase en werken daarbij intensief samen. Wanneer een student gekozen heeft, trekken wij die keuze niet in twijfel in een kennismakingsgesprek. Daar waar er meer contact nodig is omdat er begeleidingsvraagstukken zijn, de student aangeeft te twijfelen en ook bij niveau 2 opleidingen vindt er altijd een kennismakingsgesprek plaats.

Dat betekent dat we onze energie verlegd hebben: van het beoordelen van studenten naar het vraagstuk op welke wijze de student zich een zo goed mogelijk beeld kan vormen van opleiding en beroep. De student, en dus niet onze organisatie, staat centraal. Inmiddels blijkt uit het eerste ‘Welkomseizoen’ dat we goede keuzes gemaakt hebben. Veel van onze normen halen we, de conversieratio is met 10% gestegen, decanen in het vo zijn blij dat we hun diploma’s weer op waarde schatten, instroomprofessionals kunnen hun werk beter inplannen door gestandaardiseerde processen en het belangrijkste: studenten waarderen het instroomproces nu voor het eerst met een ruime voldoende. Vooralsnog lijkt het aantal voortijdig schoolverlaters niet te zijn gestegen. Monitoring van alle indicatoren gebeurt op wekelijkse basis en zal ook de komende periode gebruikt worden om effecten goed te kunnen waarnemen en begrijpen.

Veranderen
Voor deze verandering was veel nodig: intern waren de keuzes niet onomstreden. Door de gecentraliseerde screening (Welke studenten gaan naar een gesprek, welke naar een kennismakingsbijeenkomst?) en het niet meer kunnen weigeren van studenten bij de opleiding, hadden veel onderwijsteams het gevoel dat zij geen invloed meer konden uitoefenen op wie er bij hen in de klas kwam. En dat is feitelijk ook zo. Bovendien heeft het veel inspanning gevraagd om medewerkers uit te leggen dat het geen verwijt was aan alle bevlogen intakers die met hart en ziel hun werk deden - zij voerden slechts het beleid uit - maar dat wij ons onderliggende beleid wilden herzien. Wat als wij de student niet laten instromen, waar kan deze student dan terecht? Wat maakt dat wij de student een kans willen ontnemen? Als we een student ontmoeten die niet aan het ideaalplaatje voldoet, is het dan niet juist onze publieke taak alles in het werk te stellen dat deze student kan slagen? Als een onderwijsteam geen ervaring heeft met begeleiding van studenten met dyslexie of autisme, is het dan niet juist onze opdracht om ons die competentie wel eigen te maken? Daar zit nu ook onze effort op: het in positie brengen van allerlei ondersteuningsmaatregelen om te zorgen dat teams zijn toegerust voor deze taak, en in zijn algemeenheid: het intensiveren van begeleiding.

Onze best practice? Opereer vanuit visie en de bedoeling, en begin niet bij wetteksten: we hebben op eigenzinnige wijze bezien wat wij onze maatschappelijke opdracht vinden, wat wij vinden van de positie van de student en daar ons beleid op gemaakt. Hierdoor zijn we een inclusieve organisatie geworden die op een actieve wijze de instroom vormgeeft, op basis van vertrouwen in de student en het vo, en de regie bij de student legt. Daarmee hebben we het onszelf niet makkelijk gemaakt, maar doen we wel meer recht aan onze opdracht en aan om wie het allemaal draait: de student.

Vincent de Bijl, directeur Onderwijs & Innovatie bij ROC Midden Nederland

Dit artikel staat in Bij de Les nummer 5 van jaargang 13 (februari 2017)